Last spurt: Bagaimana dengan cepat menangani urusan kerja
alexander savina
Menjelang akhir minggu (dan menjelang akhir tahun juga) satu-satunya keinginan kami adalah dengan cepat menangani kerja dan akhirnya mula berehat. Terdapat pelbagai jenis buku dan manual tentang pengurusan masa - untuk mencari apa yang sesuai dengan anda tidak sukar. Bagi mereka yang belum bersedia untuk serius meneliti isu ini, kami telah mengumpulkan beberapa tip dan helah yang akan membantu menangani masalah kerja dengan lebih cepat dan menjadikan anda lebih produktif.
Jangan cari multitasking
Nasihat mudah yang sedikitnya mengikutinya: untuk mengatasi tugas dengan cepat dan lebih baik, lebih baik melakukannya sendiri dan, jika mungkin, menghapuskan semua gangguan. Tidak semua orang dapat menumpukan perhatian dengan baik pada beberapa perkara pada masa yang sama, terutamanya jika masing-masing memerlukan perendaman dan perhatian - oleh sebab itu, kualiti pekerjaan menderita.
Bilik sembang kerja, utusan segera, e-mel - semua ini sangat mengganggu. Fikirkan tentang bagaimana anda dapat menghilangkan gangguan - contohnya, jangan balas dengan serta-merta, sebaik sahaja pemberitahuan tentang mesej baru muncul, rekod tugas pihak ketiga yang timbul semasa kerja menyelesaikannya kemudian, atau tugas kumpulan yang sama dan mengetepikan masa pada siang hari untuk menyelesaikannya mereka. Yang terakhir ini akan memberikan kurang gangguan - anda tidak perlu membina semula dari satu jenis tugas ke yang lain. Untuk mengikuti prinsip ini, disiplin dan ketahanan yang serius diperlukan - tetapi hasilnya tidak akan lama.
Rancang hari kerja anda
Senarai tugasan adalah teknik mudah yang membuat kerja lebih mudah: anda boleh menganggarkan jumlah sebenar tugas dan menetapkan tarikh akhir yang realistik untuk mereka selesai. Tidak kira betapa anda ingin mempercayai sebaliknya, tetapi semua tugas mempunyai tahap kepentingan yang berbeza - jadi, apabila merancang kerja anda, menetapkan keutamaan. Pertimbangkan jam berapa anda paling produktif, dan cuba selesaikan tugas yang paling penting dan sukar saat ini. Sebagai contoh, ramai orang yang lebih biasa memulakan hari dengan memeriksa mel kerja mereka, tetapi ini bukan selalu penyelesaian terbaik - jika anda paling aktif pada waktu pagi sebelum anda letih dan kurang perhatian, lebih baik untuk meninggalkan masa ini untuk tugas-tugas yang paling sukar atau kreatif yang memerlukan tumpuan.
Mesyuarat sering kali memecahkan hari - misalnya, jika mereka diadakan beberapa jam selepas permulaan hari bekerja, yang mana anda tidak mempunyai masa untuk menyelesaikan sekurang-kurangnya satu tugas. Apabila merancang masa anda, fikirkan sama ada anda mempunyai masa untuk melakukan sesuatu sebelum dan selepas mesyuarat atau di antara mereka - mungkin lebih mudah menangguhkan mesyuarat untuk waktu pagi? Di samping itu, kerja itu tidak dapat diramalkan, dan anda mungkin mempunyai tugas yang tidak dijangka pada bila-bila masa. Oleh itu, adalah lebih baik bahawa rancangan untuk hari itu tidak terlalu padat dan terdapat masa yang cukup untuk kejutan - bergantung kepada kerja berterusan 5-6 jam.
Tetapkan tarikh akhir anda - dan ketatkan mereka
Salah satu sebab mengapa kami tidak dapat menampung tugas dengan lebih cepat - kekurangan tarikh akhir yang jelas: kerja sering mengambil masa yang diperuntukkan untuknya. Tenggat waktu untuk tugas sukar adalah sangat penting: sering kali kita memendekkan dan membuat kerja pada tugas yang sukar, kerana ia kelihatan sangat besar kepada kita - tarikh akhir yang jelas membantu menjadikannya lebih mudah difahami.
Untuk bermula, cuba untuk mengurangkan kerja pada tugas yang biasanya anda habiskan beberapa jam, selama setengah jam - mungkin anda sendiri tidak akan melihat bagaimana untuk mengatasi semuanya lebih cepat daripada biasanya. Benar, berhati-hati di sini - tetapkan tarikh akhir yang realistik (jangan cuba lakukan semua kerja sehari dalam masa dua jam) dan jangan bawa diri anda jika anda tidak dapat menguruskan tugas itu dalam masa yang ditetapkan: anda tidak bekerja dengan tekanan yang berterusan dan tidak panik.
Luangkan sedikit masa dengan tugas-tugas yang tidak penting.
Tidak semua tugas kerja sama pentingnya - jadi ia tidak bernilai menghabiskan masa yang sama pada mereka. Simon Reynolds, seorang mentor perniagaan, menasihati meninggalkan sepuluh minit atau bahkan kurang untuk tugas kecil: paling sering mereka tidak memerlukan prestasi yang sempurna, jadi anda boleh menyumbangkan mereka untuk melakukan tugas yang lebih penting. Menurut Reynolds, seseorang boleh menjimatkan sehingga 90 minit sehari - perkara utama adalah untuk mengurangkan masa untuk tugas sengaja beberapa kali sehari. Di samping itu, salah satu cara terbaik untuk memasuki irama pada permulaan hari kerja adalah untuk melakukan yang kecil (ini penting!) Dan bukannya tugas yang paling sukar. Ini setanding dengan latihan pagi: anda akan berasa lebih baik dan dapat melakukan perkara-perkara lain.
Satu lagi teknik yang berguna - cuba belanjakan untuk membuat keputusan hanya seminit. Kami sering menghabiskan banyak masa memikirkannya, tetapi tidak selalu keputusan yang dibuat menjadi lebih baik. Jika anda mendapati bahawa anda sering mengetahui keputusan yang tepat, tetapi mengambil masa, cuba tetapkan sendiri batas waktu 60 saat.
Pilih skim pengurusan masa yang sesuai.
Terdapat banyak teknik untuk membantu anda menjadi lebih produktif dan lebih baik membina hari anda - perkara utama adalah mencari anda sendiri. Salah satu yang paling biasa ialah "teknik tomato" (penciptanya menggunakan pemasa dalam bentuk tomato). Ia berdasarkan logik mudah: kita memerlukan masa untuk terlibat dalam kerja dan melaksanakannya dengan berkesan, dan masa untuk berehat. "Teknik tomat" bermaksud anda membahagi kerja anda ke dalam blok - "tomato".
Anda perlu menetapkan pemasa selama 25 minit (ini adalah "tomato"), di mana anda hanya akan terlibat dalam kerja, tanpa terganggu oleh apa-apa lagi. Selepas cincin pemasa, ambil rehat lima minit, dan kemudian memulakan blok baru. Selepas tiga atau empat blok 25 minit, ambil jeda lebih lama dan berehat selama 15-30 minit.
Anda tidak perlu mematuhi angka-angka ini dengan ketat: selang masa boleh menjadi apa-apa, perkara utama tidak terlalu pendek - jika tidak, anda tidak akan mempunyai masa untuk melakukan kerja tertentu tanpa terganggu. Teknik ini sangat berkesan: untuk satu blok masa di mana anda tidak melakukan apa-apa selain bekerja, anda boleh menangkap lebih banyak lagi. Selain itu, dalam "tomato" anda boleh mengukur berapa banyak masa yang anda habiskan untuk tugas tertentu - dan lebih baik untuk merancang masa anda.
Fikirkan tentang apa yang boleh anda enggan
Adalah penting untuk menilai dengan secukupnya dan tegas jumlah kerja anda - maka ia akan berubah menjadi lebih cepat. Jurulatih Mark McCartney memberi nasihat dalam darah sejuk untuk membuang semua perkara yang tidak perlu: menilai tugas-tugas anda yang paling penting dan penting, dan yang mana anda selamat boleh selamat (baik, atau cuba mewakilkan). Menurut McCartney, sangat sering kita bersetuju untuk melakukan sesuatu di mesin, tidak memikirkan mengapa tugas ini penting dan sama ada ia benar-benar begitu penting.
Pendekatan kritis membantu menjadikan kehidupan anda lebih mudah dan memberi keutamaan. Dalam praktiknya, cadangan ini terutama berkaitan dengan e-mel - berfikir tentang bagaimana anda dapat mengoptimumkan proses tersebut (contohnya, gunakan templat atau balasan automatik untuk e-mel yang tidak memerlukan respons yang bijaksana) dan sama ada atau tidak semua mesej bernilai menjawab.
Ambil rehat
Anda sudah tahu ini: orang letih tidak dapat berfungsi dengan berkesan. Selalunya, untuk berbuat lebih banyak, kami berusaha untuk bekerja lebih lama dan tanpa henti, walaupun ia patut dilakukan dengan tepat. Sesiapa yang meninggalkan kebiasaan pelajar untuk tidur selama beberapa jam sehari tahu dari pengalaman bahawa jika anda mendapat cukup tidur dan berehat secukupnya dari bekerja pada malam hari, anda akan menjadi lebih produktif dan dapat melakukan lebih banyak daripada jika anda bekerja untuk setengah tidur. Juga, jeda sebanyak mungkin. Pada masa yang sama (dan anda juga tahu ini) rehat mestilah berkualiti tinggi: anda tidak perlu melekat pada telefon pintar atau mula membalikkan Facebook - lebih baik untuk bergerak dari komputer untuk sementara waktu dan mengalihkan perhatian dari aliran maklumat.
Jujurlah dengan diri anda sendiri
Mungkin nasihat yang paling penting: hanya anda boleh memahami apa yang menghalang produktiviti anda. Sering kali kita mempunyai masa yang kurang kerana kebiasaan yang ditubuhkan - dan di sini kita harus jujur mengakui bahawa ia patut berubah. Apabila anda datang bekerja, adakah anda menghabiskan masa selama dua puluh minit untuk terlibat? Adakah anda suka minum kopi dengan rakan sekerja selepas makan tengahari? Sentiasa bertukar antara tugas dan tidak boleh menumpukan pada satu perkara? Kekalkan messenger? Anda tahu apa yang perlu dilakukan.