Bagaimana untuk berkesan menganjurkan ruang kerja

Alexandra Savina

Kebanyakan hari yang kami habiskan di tempat kerja, sama ada pejabat atau pejabat rumah. Walau bagaimanapun, kita sering mengorbankan keselesaan kita sendiri dan jarang memikirkan bagaimana ruang di sekeliling kita memberi kesan kepada kita. Sekiranya anda menyangka anda tidak mempunyai masa dan terperanjat dalam tugas, mungkin perkara itu berada dalam timbunan kertas yang tidak disusun di atas meja di mana ia tidak mungkin untuk mencari apa-apa. Kami berkongsi tip yang akan membantu anda mengaturkan tempat kerja anda dengan lebih baik agar dapat bekerja dengan lebih produktif.

Menghapuskan lebihan

Sebelum anda mula menyusun semula tempat kerja, anda perlu membuang semua yang tidak perlu. Walaupun anda bekerja lebih produktif di meja yang tidak bersih, menyingkirkan apa yang tidak membawa apa-apa kebaikan tidak akan menyakiti. Ini terpakai kepada segala-galanya: kertas kerja, alat tulis, dan apa-apa perkara lain - cuba lakukan minimum yang diperlukan. Buang darah sejuk apa yang tidak membantu anda dalam kerja anda: beberapa perkara yang tidak dapat dilupakan dan foto kegemaran dalam bingkai tidak akan campur tangan, tetapi jika mereka lebih besar, mereka boleh mengambil bahagian yang serius dari permukaan kerja.

Pembersihan musim bunga setiap beberapa bulan dan pastikan ia sentiasa bersih. Pilih jadual yang paling mudah untuk diri anda sendiri (contohnya, 15 minit pada akhir setiap hari bekerja atau satu jam pada hari Jumaat) dan berpegang kepadanya - ia akan lebih mudah untuk mengekalkan pesanan, dan dokumen dan kertas tidak akan terkumpul di atas meja. Dan untuk menghilangkan yang tidak perlu adalah lebih mudah, sentiasa simpan tong sampah di sebelah meja. Di samping itu, pada penghujung hari, ia berguna untuk mengelap meja dengan kain antibakteria.

Berurusan dengan kertas dan dokumen

Baiklah: kertas - sumber utama sampah di desktop. Dan, walaupun kita bekerja dengan mereka kurang dan kurang, tidak ada banyak syarikat yang telah beralih sepenuhnya kepada pengurusan dokumen elektronik seperti yang mungkin berlaku. Untuk menangani aliran lebih mudah, di atas meja anda boleh mempunyai dua dulang atau dua folder - bergantung kepada bilangan dokumen yang perlu anda hadapi. Pada yang pertama, anda perlu menambah semuanya baru: aplikasi untuk tandatangan, surat yang tidak dibuka, dan sebagainya. Pada yang kedua, anda perlu menghantar kertas yang anda lihat dan yang perlu ditangani kemudian - jadi tiada apa yang akan dibiarkan tanpa perhatian.

Untuk kertas yang anda tidak perlu berurusan dengan sekarang, tetapi yang masih perlu dibawa dengan anda, lebih baik untuk mempunyai sistem storan tertentu. Ia tidak perlu menjadi folder biasa: jika anda tidak mempunyai banyak ruang di atas meja, anda boleh cuba menggantung dulang khas (misalnya, menyimpan surat khabar) di dinding. Nota kecil, nota dan peringatan bukannya papan cangkuk yang membosankan boleh digantung pada grid khas. Dokumen yang paling penting boleh diimbas dan disimpan pada salinan komputer.

Pertimbangkan sistem pintasan dan sampah - mungkin ia cukup untuk anda hanya menandatangani folder, atau mungkin ia berguna untuk menandakannya dengan warna untuk mencari apa yang anda perlukan lebih cepat. Apabila kertas lipat, tanya diri anda jika anda benar-benar memerlukannya dan sama ada anda akan menghubungi mereka pada masa akan datang - sebahagian besar daripada apa yang kami simpan "hanya sekiranya" kami tidak pernah menggunakannya. Cuba untuk tidak memulakan folder "Lain-lain" atau "Pelbagai" - kemungkinan besar, dari masa ke masa anda akan melupakan apa sebenarnya yang ada.

Cuba memperkenalkan prinsip "Kertas - tindakan". Jangan biarkan dokumen dan nota hanya berbaring di atas meja, pertimbangkan sebagai tindakan yang perlu anda lakukan: misalnya, kad perniagaan di mana nombor telefon ditulis adalah kesempatan untuk membuat kenalan baru pada telefon pintar atau membuat nota dalam buku harian yang anda perlukan seseorang untuk memanggil

Gunakan kotak dan alat storan lain.

Selepas anda berurusan dengan kertas, beri perhatian kepada item lain di desktop anda. Dengan apa sahaja cinta yang anda pilih alat tulis, adalah lebih baik untuk tidak menyimpannya sepanjang masa di atas meja, dan dapatkan seperti yang diperlukan - jadi akan ada lebih banyak ruang dan kurang debu. Untuk perkara-perkara kecil yang anda boleh, contohnya, menggunakan coaster telur. Dalam kotak atau bekas berasingan, anda patut meletakkan apa yang anda tidak kerap digunakan: misalnya, strok, kalkulator atau pita pelekat.

Kotak-kotak, folder dan simpanan adalah murah (mereka boleh didapati di IKEA yang sama), tetapi mereka akan membantu menggunakan ruangan kerja dengan lebih cekap - di pejabat dan di rumah. Pilih yang tahan lasak yang akan bertahan lama - dan jangan lupa untuk memikirkan sistem label dan sampah, seperti halnya dengan kertas.

Simpan wayar dengan teratur

Untuk menjadikan desktop kelihatan bersih, anda perlu menyembunyikan kabel dan wayar sambungan: anda boleh membeli bekas khas, atau anda boleh cuba membuat sendiri - dari kotak kasut. Sekiranya tidak banyak ruang dan tidak ada tempat untuk menyembunyikan wayar, sekurang-kurangnya sekurang-kurangnya harus mengikat mereka supaya mereka tidak mengganggu dan tidak keliru.

Isih fail pada komputer

Satu lagi perkara penting dalam organisasi ruang kerja adalah penyortiran fail pada komputer. Sekiranya anda belum melakukannya, tetapkan satu atau dua jam untuk menyusun dokumen dengan cara yang baru: ia menakutkan untuk diteruskan, tetapi anda akan berterima kasih kepada diri sendiri. Seperti halnya kertas biasa, sistematisasi dan label yang mudah untuk anda sangat membantu. Sekiranya anda kerap perlu bekerja dengan pelbagai versi dokumen yang sama, adalah berguna untuk mempertimbangkan sistem penamaan yang akan difahami oleh semua pekerja yang menjalankan tugas tersebut. Di samping itu, nama setiap versi baru, anda boleh menambah tarikh dan, jika perlu, masa - ia akan menjadi begitu mudah difahami apabila perubahan terakhir dibuat, dan bandingkan versi.

Folder yang anda tidak perlukan sekarang, tetapi akan berguna pada masa akan datang, anda boleh mengarkibkan - jadi lebih mudah untuk mengemudi. Salinan dokumen yang paling berharga harus disimpan dalam perkhidmatan awan - sekiranya berlaku.

Susun ruang storan tambahan.

Nasihat ini diperlukan terutamanya bagi mereka yang bekerja dari rumah, dan bukan hanya dengan dokumen, tetapi juga dengan bahan-bahan yang lebih besar: jika anda meninggalkan kertas di meja untuk hujung minggu di pejabat, itu tidak begitu menakutkan, maka di rumah anda ingin ruang itu menjadi bersih. Tidak semua orang mempunyai pejabat yang berasingan atau kawasan kerja yang besar, tetapi dalam hal ini ada jalan keluar. Anda boleh menambah rak gantung di atas meja atau mengatur simpanan tambahan di bawahnya.

Bahagikan tempat kerja ke zon

Ini adalah teknik yang berguna yang akan membantu anda menangani dengan lebih berkesan dengan tugas yang pelbagai: mengambil tempat untuk bekerja di komputer dan kawasan yang berasingan untuk tugas yang dapat diselesaikan tanpa itu - dengan dokumen cetak atau, sebagai contoh, brainstorming dengan buku nota di tangan anda. Walaupun anda mempunyai meja kecil, anda masih boleh zon ruang: cukup, sebagai contoh, untuk bergerak ke sisi lain atau duduk di sofa biasa.

Jika anda bekerja dari rumah, sangat penting untuk memperuntukkan ruang yang berasingan untuk kerja (walaupun ia adalah sebahagian daripada meja dapur atau meja lipat kecil). Ini terutamanya perlu untuk memisahkan kerja dan kehidupan peribadi (bekerja dari rumah ia boleh menjadi sukar untuk beralih dari satu mod ke yang lain), tetapi ia boleh berguna dari sudut pandang yang lebih praktikal. Sebagai contoh, ia berguna untuk mempunyai komputer kerja berasingan yang mana kanak-kanak tidak akan mendekati dan yang tidak akan memecahkan pada saat yang tidak sesuai.

Simpan perkara di tangan

Kami fikir anda menerapkan prinsip ini, tetapi ia berguna untuk mengatakannya lagi. Apabila menubuhkan pejabat rumah, mengatur ruang dan menentukan tempat satu atau yang lain akan berbohong, bermula terutamanya dari bagaimana aliran kerja disusun. Perkara-perkara yang paling perlu sentiasa ada, jika tidak, dipandu dengan bagaimana anda menggunakan objek - sebagai contoh, simpan kertas berhampiran pencetak dan pelekat - berhampiran kawasan tempat anda biasanya bekerja dengan dokumen atau baca buku yang diperlukan untuk bekerja.

Berhati-hati dengan perkara-perkara yang membuat anda berasa lebih baik.

Berfikir tentang ruang kerja, jangan lupa tentang keselesaan - juga dalam perkara kecil. Adalah sangat penting untuk memilih kerusi yang selesa supaya tidak ada kesakitan di belakang dan leher, untuk menjaga pencahayaan yang mencukupi (jika gelap di pejabat, membeli lampu meja) dan lain-lain perkara yang boleh membuat kerja pejabat lebih baik - sebagai contoh, bantal di bawah pergelangan tangan, yang membantu menghalang penampilan sindrom terowong, atau tapak kaki, yang memendekkan beban di bahagian belakang dan leher.

Jangan makan di meja anda

Walaupun nasihat ini tidak berkaitan dengan organisasi ruang, tetapi untuk organisasi proses kerja, dan nampaknya jelas, mereka masih sering diabaikan - tetapi sia-sia. Apabila makan di meja anda, anda boleh makan dengan tidak sengaja (semasa sibuk, kami tidak memberi perhatian kepada berapa banyak makanan yang kita makan, walaupun kita tidak lapar, dan selalunya kita tidak memilih snek yang paling berguna). Di samping itu, rehat makan tengah hari (walaupun kecil) akan membantu mengalihkan perhatian dari perniagaan dan kembali kepada mereka dengan kuasa baru.

Jika snek di meja anda tidak dapat dielakkan, pilih makanan yang tidak hancur, tumpah atau noda (gosok dari keyboard atau tumpahan pada laptop kerja adalah prospek yang sedih), cuba berhati-hati dan tidak mengganggu orang lain (bau makanan yang kuat boleh menjadi tidak menyenangkan kepada rakan-rakan), bersihkan selepas diri anda dan pastikan untuk membersihkan meja selepas makan malam.

Foto: CB2, Blu Dot, IKEA, Reka Bentuk MoMA

Tonton video itu: 6 Cara Mengatasi Stress Anda (November 2024).